Rezeptionist - Receptionist / Site Coordinator m/f/d

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Life changing therapies. Global impact. Bridge to thousands of biopharma companies and their patients. We are PCI. Our investment is in People who make an impact, drive progress and create a better tomorrow. Our strategy includes building teams across our global network to pioneer and shape the future of PCI. Rezeptionist/in / Standortkoordinator/in m/w/d Sind Sie jemand, der sich wohlfühlt, wenn alles reibungslos läuft, Probleme löst, bevor sie zu Problemen werden, und alle um sich herum unterstützt? Wenn ja, könnten Sie genau die Person sein, die wir suchen. Sie berichten direkt an den Standortleiter und übernehmen eine sehr praxisorientierte, menschenbezogene Rolle im Zentrum unseres täglichen Betriebs. Sie sind die vertrauenswürdige Anlaufstelle, die dafür sorgt, dass der Standort organisiert, effizient, einladend und bestens für den Erfolg gerüstet ist. Von der herzlichen Begrüßung der Besucher bis hin zur Sicherstellung, dass alles vorrätig und in bestem Zustand ist - Sie sorgen dafür, dass sich das gesamte Team auf das konzentrieren kann, was es am besten kann, weil Sie sich bereits um den Rest gekümmert haben. Diese Stelle ist ideal für jemanden, der Abwechslung liebt, gerne beschäftigt ist und die Ärmel hochkrempelt, um Dinge zu erledigen. Zu den Kernaufgaben gehören: Koordination des täglichen Bürobetriebs und der Verwaltungsaufgaben Sicherstellung eines gut organisierten, sicheren und angenehmen Arbeitsumfelds Empfang von Besuchern, Abwicklung der Kommunikation im Vorfeld des Besuchs und Gewährleistung, dass sich Dritte während ihres gesamten Aufenthalts gut betreut fühlen Erledigung praktischer Aufgaben wie Besorgungen, Abholung von Catering-Lieferungen, Auffüllen von Vorräten und leichte Wartungsarbeiten an Geräten Wahrnehmung von Empfangsaufgaben einschließlich Telefonaten, E-Mails, Lieferungen und Gebäudezugang unter Einhaltung strenger Sicherheitsvorschriften Unterstützung bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und allgemeinen Verwaltungsaufgaben Koordination mit den Abteilungen Facility Management und IT, um den reibungslosen Betrieb von Geräten und Systemen sicherzustellen Sicherstellung, dass Küchen und Kantinenbereiche sauber, gut bestückt und einladend sind Verwaltung der Firmenhandys, Hardware-Protokolle und Fahrzeuglisten Unterstützung der Personalabteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Abmeldung ausscheidender Mitarbeiter, der Terminplanung für Vorstellungsgespräche und bei administrativen Aufgaben Organisation interner Veranstaltungen, Feiern und Aktivitäten außerhalb des Unternehmensgeländes Übernahme weiterer angemessener Aufgaben, die den reibungslosen Betrieb des Standorts unterstützen Was Sie mitbringen: Erfahrung als Rezeptionist/in, Standortkoordinator/in, Front-Office-Manager/in, Verwaltungsassistent/in oder in einer ähnlichen Position Fundierte Microsoft-Office-Kenntnisse Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse Eine herzliche, selbstbewusste und kundenorientierte Herangehensweise Entscheidungsfreudigkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld ruhig und organisiert zu bleiben Ausgeprägte Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten Eine pragmatische, lösungsorientierte Denkweise Sinn fürs Detail und Lernbereitschaft Einen gültigen Führerschein und Zugang zu einem eigenen Fahrzeug Flexibilität bei Arbeitszeiten und -tagen kann von Vorteil sein Wenn Sie stolz darauf sind, die Person zu sein, auf die sich andere verlassen, könnte dies die richtige Stelle für Sie sein. Bitte beachten Sie, dass der Zugang zu einem eigenen Fahrzeug erforderlich ist, um tägliche Besorgungen zu erledigen, die eine zentrale Anforderung dieser Stelle darstellen. Die Fahrtkosten werden erstattet. Receptionist / Site Coordinator m/f/d Are you the kind of person who thrives keeping everything running smoothly, solving problems before they become problems, and supporting everyone around you? If so, you might be the person we're looking for. Reporting directly to the Site Leader, this is a highly hands‑on, people‑focused role at the core of our daily operations. You'll be the trusted go to person who keeps the site organised, efficient, welcoming, and fully equipped for success. From warmly welcoming visitors to keeping everything stocked and in top shape, you'll make sure the wider team can focus on what they do best because you've already taken care of the rest. This is a role for someone who loves variety, staying busy and rolling up their sleeves to get things done. Core duties include: Coordinating day-to‑day office operations and administrative duties Maintaining a well‑organised, safe, and pleasant workplace Welcoming visitors, managing pre‑visit communication, and ensuring third parties feel supported throughout their stay Handling hands‑on tasks such as errands, catering pickups, stocking supplies, and light maintenance of equipment Managing reception duties including call

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