Gestionnaire de bureau (Contrat de 14 mois)

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ACTIVITÉS PRINCIPALES VISANT À ASSURER L'ATTEINTE DES PRINCIPAUX RÉSULTATS ET PRODUITS LIVRABLES #Environnement Responsable de l'espace de bureau de Montréal en respect de l'image de marque et des normes de Red Bull, en veillant à ce qu'il soit toujours en parfait état de fonctionnement. Répondre au téléphone pour le soutien à la clientèle, s'assurer que les visiteurs sont bien accueillis et présentés aux membres de l'équipe; maintenir une aire avant propre à la réception, exempte de boîtes et de colis, et créer une atmosphère agréable à l'aire de réception, non seulement pour nos visiteurs, mais aussi pour nos employés. Assurer le fonctionnement et la coordination efficaces du bureau de Montréal ainsi que les bonnes pratiques de sécurité et d'hygiène pour les salles de conférence et de réunion, la cuisine, la salle de fournitures de bureau, la réception, les aires de réunion communes, les réfrigérateurs Red Bull, etc. Maintenir un placard de fournitures bien organisé, opérationnel et bien approvisionné, y compris les stocks de fournitures de bureau, d'expédition et d'emballage ainsi que l'encre pour les imprimantes. Passer des commandes hebdomadaires d'épicerie, maintenir une cuisine bien approvisionnée, un système d'eau et une machine à café fonctionnels. Assurer la liaison avec nos gestionnaires immobiliers et nos fournisseurs pour les réparations, le nettoyage, la sécurité, la programmation des porte-clés, le service de traiteur, le stationnement, etc. #Gestion de bureau Répondre aux questions des employés concernant les besoins en articles de bureau (p. ex. articles de papeterie, matériel, etc.) dont la satisfaction permettra d'obtenir de bons résultats, tout en maintenant l'efficacité et les relations professionnelles avec l'ensemble du personnel. Trouver de façon proactive des solutions pour améliorer les processus actuels et proposer de nouvelles idées liées à la logistique, à l'administration ou aux activités du bureau. Assurer la liaison avec les gestionnaires du stationnement pour gérer toutes les cartes de stationnement demandées par les employés. Assurer le bon fonctionnement et l'efficacité de tous les envois postaux et colis de messagerie. Maintenir l'efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes et des aménagements de bureau. S'assurer que toutes les salles de réunion et l'équipement de TI (système de vidéoconférence), le déchiquetage interne et les imprimantes sont fonctionnels, et offrir un soutien aux employés au besoin. #Tâches administratives et gestion de projets Appuyer l'équipe de direction commerciale dans le cadre de différentes tâches administratives comme le remplissage, l'organisation et la création des modèles et des documents, et contribuer à des projets précis. Organiser les célébrations du personnel et soutenir l'organisation des activités de consolidation d'équipe (p. ex. organiser la logistique, acheter des cadeaux, réserver des événements). Coordonner et exécuter toutes les commandes de cartes professionnelles des employés ainsi que les articles de papeterie approuvés. Gérer le budget du bureau et soumettre toutes les dépenses et factures liées au bureau au service des finances avec le bon codage, avec exactitude et en temps opportun. Gérer les relations avec les consommateurs pour l'ensemble de l'unité d'affaires de l'Est en temps opportun. Mettre à jour et distribuer la liste des personnes-ressources de Red Bull Canada et la liste des contacts des partenaires de distribution. Soutenir et coordonner les projets d'amélioration de l'infrastructure des bureaux (dont la portée et les échéanciers varient) relevant du responsable des assistants de direction. Appuyer les initiatives de RH et les programmes destinés aux employés (p. ex. mobilisation des employés, programme Fit for Flight, intégration des nouveaux employés, etc.) #Soutien de l'unité d'affaires Collaborer et interagir avec les autres d'une manière mutuellement favorable et coopérative, qui renforce le concept selon lequel les employés de tous les niveaux doivent chercher des moyens de soutenir et d'aider les autres à atteindre les résultats escomptés, ainsi qu'à être efficaces dans leurs propres domaines de responsabilité. Travailler avec l'équipe de direction commerciale et l'équipe de marketing sur le terrain pour aider à organiser des événements à l'extérieur et au sein du bureau de Red Bull, au besoin. Cela comprend, sans s'y limiter, la gestion du calendrier des événements, la planification, l'obtention d'un permis pour les occasions spéciales, la location de verres, l'embauche de services de sécurité, l'organisation du nettoyage après l'événement, le service de traiteur, etc. Soutenir l'équipe canadienne de direction en organisant et en coordonnant les réunions de cellule, ce qui comprend, sans s'y limiter, la création de l'ordre du jour, le service de traiteur, la recherche d'espaces de réunion, l'organisation des activités de consolidation d'équipe, la rédaction et la distributi

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