Office Manager (m/w/d)

About the role

- Eine international tätige Organisation, die als zentrale Plattform für den Austausch zu sicherheits- und außenpolitischen Themen dient und regelmäßig hochrangige Entscheidungsträger zusammenbringt. Neben Konferenzen organisiert sie weitere Veranstaltungen und erstellt Analysen und Publikationen zu globalen sicherheitspolitischen Entwicklungen. ### Ihre Vorteile: - 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester - Flexible Arbeitszeiten mit definierter Kernzeit - Möglichkeit zum Ausgleich von Mehrarbeit - Zentrale Bürolage in Berlin - Zuschuss zum Deutschlandticket - Zugang zu Sportangeboten (Urban Sports) - JobRad nach Abschluss der Probezeit - Betriebliche Altersvorsorge - Verpflegung im Büro (Getränke, Obst, Snacks) - Einbindung in ein wachsendes Team mit Gestaltungsspielraum ### Ihre Aufgaben: - Aufbau und eigenständige Organisation des Office Managements am Standort Berlin - Betreuung der Büroinfrastruktur sowie Mitwirkung bei einem geplanten Standortwechsel - Steuerung und Abstimmung externer Dienstleister (z.B. Technik, Wartung, Reinigung) - Verantwortung für Bestellungen (Büromaterial, Verpflegung etc.) und Nachverfolgung von Kosten - Kontrolle eingehender Rechnungen im administrativen Bereich - Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorgaben - Koordination rund um Poolfahrzeuge sowie Abwicklung von Schadensfällen - Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Meetings und Sonderthemen - Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Büroorganisation - Vertretungsweise Übernahme administrativer Assistenzaufgaben (z.B. Reisen, Telefon, Post) ### Ihre Qualifikationen: - Kaufmännischer Hintergrund oder vergleichbare praktische Erfahrung im Office Management - Nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Verwaltungsumfeld - Erste Erfahrungen in organisatorischen Projekten hilfreich - Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen - Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse - Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise - Organisationsstärke und pragmatische Herangehensweise - Zuverlässigkeit und Genauigkeit - Teamfähigkeit und klare Kommunikation - Führerschein von Vorteil ### Über Hays: Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und dementsprechend hoch ist ihr Marktwert. Egal ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management, Hays kann Ihnen Türen öffnen und berät Sie gerne und völlig kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Ganz nach Ihren Interessen und Vorstellungen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.

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