Adjoint·e administratif·ve / Administrative Assistant

Benefits

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English Version Follows L'adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d'avocat-e-s et d'adjoint-e-s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le ou la titulaire du poste fera partie de l'équipe de ressources en soutien administratif (AART) au Canada. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil des visiteurs au bureau. Ce poste est admissible au temps supplémentaire et exige une présence sur place au bureau 5 jours par semaine. Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau intermédiaire, à l'oral et à l'écrit, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à répondre quotidiennement aux appels téléphoniques provenant de clients souvent à l'extérieur du Québec et du Canada, dans le cadre de notre cabinet mondial avec clientèle institutionnelle répartie au sein de plusieurs pays. De plus, les tâches de nature administrative exigent de comprendre le contenu de certains documents et de rédiger des réponses en anglais. Vos responsabilités Préparer des rapports de dépenses; Traiter des factures dans Chrome River Invoice; Ajouter d'autres parties dans les vérifications de conflits; Aider à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès; Gérer les appels téléphoniques et les messages à la réception; Rediriger les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle; Accueillir les client-e-s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception; Sauvegarder des documents électroniques dans iManage; Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box; Fournir des services de reprographie; Réserver les services de sténographes officiels, au besoin; Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour; Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions; Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des provisions nécessaires; S'assurer de la propreté générale de l'aire de réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des visiteurs; S'occuper de l'entretien de la machine à café et de ses accessoires; Gérer les lave-vaisselles chaque jour et voir à maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café, pour le bureau et pour les salles de conférence; Se charger des commandes pour les items manquants; Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express; Organiser les factures des huissiers et messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin; Mettre à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences; Toutes autres tâches connexes, au besoin. Vos compétences et votre expérience Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience; Au moins 3 années d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels; Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d'ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l'anglais; Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook. Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches; Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités; Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés; Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique; Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie; Sens de l'autonomie et excellent esprit d'équipe; Respect de la confidentialité; Capacité d'utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux; Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches. Pourquoi se joindre à nous? Chez Clyde & Cie, nous croyons à l'importance de soutenir votre développement professionnel tout en vous offrant la flexibilité et les avantages dont vous avez besoin pour vous épanouir. Voici les avantages que nous offrons : Politique généreuse de congés - Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle. Régime complet de soins de santé - Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille. Assurance invalidité complète - Plan complet d'invalidité de courte durée et plan d'invalidité de longue durée bonifié. Primes de recommandation - Bénéficiez de primes avantageuses en re

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