Executive Assistant Direktion (m/w/d)

About the role

# Executive Assistant Direktion (m/w/d) ## Führendes Institut für Marketing- & Konsumklima-Forschung in Bayern ### Das Forschungsinstitut in Bayern Das renommierte multidisziplinäre Forschungs-Institut für Marketingforschung und Konsumklima ist führender Non-Profit-Forschungsträger, das mit großen Forscher-Teams an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis arbeitet. Aktuell werden planmäßig die Forschungsaktivitäten im Bereich Verbraucher- und Trendforschung als Kompetenzfeld ausgebaut. ### Ihre Rolle als Executive Assistant Als Assistenz der Institutsleitung / Direktion (m/w/d) unterstützen Sie die drei Direktoren und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie steuern Termine, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und halten Fristen ein sowie Beschlüsse verlässlich nach - diskret und vorausschauend. Zusätzlich strukturieren und standardisieren Sie HR-Prozesse: Sie dokumentieren Abläufe, entwickeln Vorlagen und sorgen für klare Standards (z. B. Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement). Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften sowie externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation sicher. ### Ihre Aufgaben & Verantwortung - Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern) - Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos - Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte - Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage - HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten - HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung - Koordination externer Partner (z. B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling bei personalbezogenen Routinen - Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien - Backup für das Office-Team ### Ihr Kompetenzprofil (m/w/d) - Mindestens Bachelor-Abschluss, idealerweise mit Praxis als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Office Management oder HR-Koordination - Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement; strukturiertes Arbeiten auch bei Parallelaufgaben - Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und praktikabel zu standardisieren - Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten - Sehr sicher in MS Office, insbesondere Powerpoint - Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen - Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten ### Das Vertragsangebot - Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit Teilzeit-Option - Schlüsselrolle nah an der Institutsleitung mit Verantwortung für Struktur und reibungslose Abläufe - Wissenschaftsnahes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und professionellen Standards - Moderne Arbeitsmittel; je nach Aufgabenlage sind flexible Arbeitsmodelle möglich - Attraktiver Standort in Franken mit guter Erreichbarkeit

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