Gestionnaire, Services de bureau et soutien juridique, Canada /Workplace Services & Legal Support Manager, Canada

Benefits

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English Version Follows Relevant de la gestionnaire principale, Amérique du Nord, la Gestionnaire des services de bureau et du soutien juridique pour le Canada sera responsable de superviser la prestation des services de bureau et de soutien juridique, pour assurer une offre de haute qualité et axée sur les clients, ainsi qu'une gestion stratégique et opérationnelle des membres de son équipe au quotidien. De plus, elle agira à titre de personne-ressource clé en ce qui a trait à l'excellence opérationnelle. En outre, elle devra directement superviser la mise en œuvre et la gestion d'une variété de fonctions et de processus administratifs, d'installations, d'activités de bureau, de plans liés à la capacité, et de politiques et de procédures sur la santé et la sécurité. Elle agira à titre de point de contact de l'organisation pour les prestataires de services et fournisseurs externes dans les bureaux de Clyde & Cie de la région. La personne titulaire du poste devra chapeauter la structure canadienne de soutien juridique, en exerçant un rôle de supervision et en définissant une orientation précise. Elle devra aussi contribuer à la détermination des besoins en dotation et à l'élaboration de plans, de stratégies, de procédures et de programmes qui favorisent une prestation harmonisée et continue de services aux avocat-e-s et aux parajuristes. Une présence de 3 jours par semaine au bureau est requise; le reste de la semaine en télétravail, si désiré. Vos responsabilités En raison de la structure pancanadienne et mondiale du cabinet d'avocats Clyde & Co, nos gestionnaires seront très fréquemment appelé-e-s à interagir en anglais dans le cadre de leurs fonctions. Plus particulièrement et sans que cette liste ne soit exhaustive, nos gestionnaires devront être en mesure de superviser tant l'implantation de processus administratifs que la mise en place de politiques de conformité dans un environnement de travail entièrement bilingue. Pour ce faire, la personne titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec nos bureaux situés en Amérique du Nord, ainsi qu'avec des fournisseurs externes dont la langue d'affaire est majoritairement l'anglais. Par ailleurs, compte tenu des fonctions de supervision et de mentorat associées à ce poste, nos gestionnaires devront effectuer des déplacements réguliers à l'échelle de l'Amérique du Nord (Canada et États-Unis), et avoir la capacité d'encadrer des équipes composées exclusivement de membres anglophones. L'ensemble de cette fonction requiert des compétences en anglais de niveau minimalement intermédiaire. Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et du Soutien juridique, et veiller à ce que tous les services soient fournis de façon efficiente et à ce qu'ils répondent aux normes organisationnelles. Gérer et diriger une équipe de membres sur place (chefs d'équipe du soutien juridique, adjoint-e-s à la pratique, parajuristes, coordonnateur-trice-s des services de bureau, gestionnaire de bureau), en leur offrant des lignes directrices et de la formation pour renforcer la qualité des services et le perfectionnement des membres du personnel. Élaborer et mettre en place des politiques et procédures relatives à la prestation des services de bureau et de soutien juridique, en conformité avec la réglementation et les pratiques exemplaires connexes. Cultiver de solides relations avec le personnel et les autres parties prenantes, en répondant aux préoccupations, en résolvant les problèmes et en assurant une haute qualité de satisfaction client. Tisser des relations et communiquer de façon proactive avec les avocat-e-s et les parajuristes pour connaître les exigences, les ententes sur le niveau de service (ENS) et les indicateurs de rendement clés (IRC) propres à chaque client, ainsi que pour assurer une gestion et une administration réussies des ressources de soutien aux groupes de pratiques. Veiller à ce que l'ensemble des mesures de contrôle et des processus sur les plans financier et budgétaire soient pris en charge et respectés, conformément aux politiques et procédures applicables du cabinet. Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Approvisionnement sur les contrats de groupe et contribuer aux négociations de contrat en vue de l'amélioration des relations avec les entrepreneurs et de l'obtention des meilleurs prix. Superviser et gérer les adjoint-e-s administratif-ve-s, créer des échéanciers, allouer des ressources et suivre les progrès vers l'atteinte des objectifs. Gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs de services (nettoyage, entretien, poste, approvisionnement, etc.). S'assurer que le cabinet reçoit des services de haute qualité de façon rentable. Travailler en étroite collaboration avec les équipes responsables pour gérer les projets de mesure et de planification de la capacité des bureaux. Collaborer de près avec les autres équipes du cabinet afin de coordonner les services et de contribuer aux objectifs organisationnel

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