Meeting Planner (w/m/x) Medical Education

About the role

Life Unlimited. Smith+Nephew ist ein führendes Medizintechnikunternehmen, das Technologien für ein Leben ohne Einschränkungen entwickelt und produziert. Als Medical Education Meeting Planner (m/w/x) sind Sie für die Veranstaltungsplanung und Durchführung von medizinischen Fortbildungsprogrammen für Smith+Nephew in der Region "International Europe" verantwortlich. In dieser Funktion arbeiten Sie mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern zusammen, darunter Kolleg*innen aus Medical Education, Programm Manager, medizinische Fachkräfte (HCP) und externe Dienstleister. Ziel ist es, die Durchführung hochwertiger Medical Education Events sicherzustellen und gleichzeitig ein durchweg hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. In dieser Funktion übernehmen Sie die Veranstaltungsplanung und -logistik, wozu unter anderem die Auswahl des Veranstaltungsortes, die audiovisuelle Technik, der Transport vor Ort, die Verpflegungsplanung, die Einsatz von Veranstaltungstechnik, die Registrierung und Betreuung der Teilnehmenden, gelegentliche Unterstützung vor Ort sowie die Verwaltung und Abrechnung des Veranstaltungsbudgets gehören können. Bevorzugte Standorte für diese Position sind München (Deutschland) oder Watford (UK), wo sich unsere Smith+Nephew Academies befinden. Was man bei diesem Job macht? Verantwortung für die logistische Planung von Fortbildungskursen im medizinischen Bereich, die in der Regel 2 bis 100 Teilnehmende umfassen, sowie für einige größere Symposien und virtuelle Veranstaltungen (inkl. Planung von Veranstaltungsorten, AV-Ausstattung, Transport vor Ort, Verpflegung sowie die Reisekosten für medizinisches Fachpersonal) Sicherstellung einer sehr guten "Customer Experience" von der Veranstaltungsplanung bis zur Nachbereitung; Leitung der Vorbereitungen vor Ort und Sicherstellung eines einheitlichen, hochwertigen Service in allen Phasen. Verantwortung des Budgets und Verantwortung der Ausgaben für jede Veranstaltung. (Inkl. Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung der Lieferanten und die Abrechnung der Veranstaltung.) Zusammenarbeit mit definierten Veranstaltungsstandorten, darunter die Smith+Nephew Academies und Schulungsorte für medizinisches Fachpersonal. (Teilweise auch Auswahl neuer Standorte und Beteiligung an Vertragsverhandlungen für alternative Veranstaltungsorte.) Leitung von Planungsgesprächen im Vorfeld der Veranstaltung. Sicherstellung der Einhaltung aller Compliance-Vorgaben, des Code of Conduct und der lokalen Gesetze hinsichtlich der Interaktion mit Fachkräften im Gesundheitswesen (HCP). Nutzung von Software für das Veranstaltungsmanagement (Teilnehmerverwaltung und Kommunikation) Behebung und Bearbeitung von Problemen, die am Veranstaltungstag auftreten. Änderungen seitens der HCP / der Teilnehmenden nachverfolgen und bearbeiten, einschließlich Reise (Flug/Bahn), Bodentransport, Hotelbestätigungen und Stornierungen. Reportings erstellen, z. B. zur Zimmervergabe, Teilnehmerliste, Bodentransport, Gruppenflügen, Ankunft und Abreise, Verpflegung oder Übersetzungen. Kenntnis und Einhaltung der Richtlinien, Prozessschritte, Compliance-Vorgaben und Best Practices von S+N zur Veranstaltungsplanung. Was man braucht, um in diesem Job erfolgreich zu sein? Abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) in einem relevanten Bereich (z. B. in Marketing oder Betriebswirtschaftslehre, Hospitality- und Eventmanagement) Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, idealerweise in der Medizintechnikbranche Hohe Serviceorientierung, betriebswirtschaftliches Denken und sehr gute Organisationsfähigkeiten Sicherer Umgang mit Eventsoftware (z. B. Cvent) und weiteren IT-Anwendungen, insbesondere MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Sehr gutes Zeitmanagement, hohe Detailgenauigkeit, professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (Wort und Schrift) Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und die Bedürfnisse der Kunden immer im Blick zu behalten Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift, C1), weitere europäische Sprachen (z. B. Niederländisch, Französisch, Spanisch, Italienisch) sind von Vorteil Flexibilität, bei Bedarf außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten (Abende, Wochenenden) Reisebereitschaft: 15-25 % Vorteilhaft: Erfahrung in der effektiven Kommunikation mit medizinischen Fachkräften (HCPs) Kenntnisse der Compliance-Anforderungen im Gesundheitswesen Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen Konzern bzw. in einer Matrixorganisation You. Unlimited. Als Medizintechnikunternehmen ist es unser oberstes Ziel, Gesundheit und Wohlbefinden wiederherzustellen und zu fördern. Dies bezieht sich gleichermaßen auf Patient*innen sowie auf unsere Mitarbeiter*innen. Inklusion & Gleichberechtigung: Wir streben nach einer Unternehmenskultur, die sich durch gegenseitigen Respekt, Unterstützung und Wertschätzung auszeichnet . Erfahren Sie mehr über unsere Kultur auf uns

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