Assistant / Assistante administrative

About the role

Nous recherchons un/une Assistant / Assistante administrative pour un remplacement du 6 Juillet au 16 Aout. Vous serez formé au poste Vous aurez pour missions de prendre en charge la gestion administrative du centre de distribution : ** Assurer l'accueil, le standard et le secrétariat courant du centre notamment en : - Prenant en charge les commandes de fournitures de bureau et des vêtements de travail, - Réalisant le classement et l'archivage des documents, - S'assurant du bon déroulement des sauvegardes informatiques. ** Assurer la gestion administrative du personnel du centre : - Effectue la déclaration unique à l'embauche (DUE) et constitue le dossier papier et informatique du salarié. - Transmet l'ensemble des éléments au service Paie (RIB, demande d'adhésion prévoyance et mutuelle, certificat de travail, arrêt maladie...). - Assure la mise à jour des données du personnel manuellement et informatiquement. - Prépare les éléments de paie, les enregistre et transmet les justificatifs au service Paie. - Assure la mise à jour des registres obligatoires, notamment le registre du personnel. - Assure la mise à jour des tableaux d'affichage. - Organise les visites médicales et en effectue le suivi. ** Assurer la gestion administrative liée à l'activité commerciale du centre : - Acteur du contrôle interne, garantit une bonne connaissance et application des procédures, alerte sa hiérarchie en cas de dysfonctionnement. - Assure la comptabilisation des caisses, des factures (contrôle, enregistre, valide). - Prépare la remise en banque des fonds et garantit la traçabilité des mouvements de fonds. - Gère le suivi des impayés, les anomalies d'encaissement et les règles différés. - Suit la modification de tarifs demandés par le Siège. - Contrôle, enregistre et pré-saisit les factures des frais généraux. - Transmet les informations et des éléments au service Comptabilité. - Vérifie les éléments de rémunération dans le « Décisionnel ». - Peut-être amener, sous l'autorité du Responsable du Centre de distribution, à effectuer des remises en banque ainsi que des déplacements à la Poste. ** Participer à la mission commerciale et logistique du centre de distribution: Pour le compte des commerciaux, édite les éléments nécessaires à la livraison et à la vente, tels que les factures, la liste de distribution des catalogues, la liste des tournées, et transmet les données vers les portables informatiques après les avoir vérifié. - Actualise l'ensemble des documents commerciaux (listing de routage, plannings de ventes et de livraison, fichier de nouveaux clients) en s'appuyant sur les rapports de prospection. - Saisit les informations nécessaires au suivi des ruptures de produits et à la gestion des stocks du centre. - Participe mensuellement à la présentation du catalogue. - Tient à jour la base INSEE. - Assure l'accueil, le suivi commercial et la transmission des communications. - Dans le cadre des appels entrants, lorsque les commerciaux ne sont pas disponibles, assure la prise de commande et la vente additionnelle. Adopte un comportement respectueux envers ses collègues et sa hiérarchie dans le cadre de la charte des bonnes relations humaines au travail.

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