Administrative Assistant

About the role

Привіт, давай знайомитись ближче. Ми - Quarks , технологічна компанія, що створює нішеві продукти у сфері Social Discovery & Relationship Wellness. Фокусуємось на розробці безпечних та ефективних рішень для знайомств і розвитку стосунків. А ще Quarks - це: 250+ кварків у команді Топ роботодавець у 2024 за версією DOU Рівень eNPS 80,4% Офіс у Києві, хаби у Львові та Варшаві Наш флагманський продукт Kismia - застосунок для знайомств із понад 80 мільйонами користувачів у 20+ локаціях світу. Також ми працюємо над сервісами для маркетингу, аналітики та модерації. Наразі ми знаходимось в пошуку Administrative Assistant у команду Back Office, яка створює комфортне середовище для кварків, підтримує ефективну взаємодію між командами та розвиває внутрішню культуру. Ми також відкриті до найму ветеранів - створюємо умови, у яких можна не просто бути частиною команди, а й зростати. Твоя зона впливу Ти безпосередньо впливатимеш на: Функціонування офісу та комфортне робоче середовище для всієї команди Операційні офісні витрати в межах бюджету Координацію підрядників і зовнішніх виконавців Своєчасність закриття операційних задач Офісні бенефіти та внутрішні ініціативи Адміністративну підтримку Administrative Team Lead і C-Level Репутацію адмін-функції в компанії Результати, яких ми очікуємо протягом 6-12 місяців: Повністю взяти на себе функціонування офісу - процеси працюють без участі Team Lead Налагодити взаємодію з командою й підрядниками; за потреби додати власних перевірених постачальників Вести операційні задачі end-to-end самостійно, без мікроменеджменту Забезпечити C-Level надійну адмін-підтримку Проактивно пропонувати й впроваджувати покращення існуючих процесів Твої майбутні задачі: Забезпечувати життєдіяльність офісу: замовляти їжу та снеки, контролювати наявність усього необхідного, чистоту й порядок Вести офісні витрати: контролювати закупки, оновлювати таблиці обліку, писати звіти Працювати з кур'єрськими службами Проводити оплати та розрахунки через внутрішні системи Підбирати та координувати підрядників і постачальників, шукати кращі рішення щодо офісних бенефітів Вирішувати ситуативні організаційні питання «під ключ» Самостійно вести операційні та проектні задачі Організовувати привітання партнерів зі святами від А до Я Допомагати івент-менеджеру за запитом Надавати адміністративну підтримку C-Level за запитом Виконувати доручення керівника, допомагати в командних процесах Що для нас важливо в цій ролі: Мінімальний досвід: від 6 місяців у суміжній сфері (адміністрування, операційна робота, офіс-менеджмент) Впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) Навички ведення й оновлення звітів, роботи з таблицями даних Досвід проведення оплат через внутрішні системи Досвід роботи з підрядниками та сторонніми постачальниками Базова фінансова грамотність, уважність у розрахунках Тайм-менеджмент і навички координації сервісів Англійська B1 (розуміння матеріалів та інструкцій) Буде плюсом: Досвід роботи у Slack (комунікація, пошук, інтеграції) Розуміння принципів роботи з Atlassian (Jira, Confluence) Досвід організації подій та внутрішніх активностей Базові навички роботи у Canva або Figma (прості задачі) Досвід роботи з мерчем Що на тебе чекає в Quarks: Безперебійний офіс. У нашому просторі є все, що потрібно для роботи та відпочинку: обладнані робочі місця, корпоративні сніданки й обіди, душ, кімната для сну, PlayStation, доріжка для ходьби й не тільки. Локація київського офісу - менш ніж хвилина пішки від метро Тараса Шевченка. Побачити офіс очима Василя Байдака можна за посиланням Конкурентна заробітна плата. Така, що дозволить зосередитися на розвитку продукту й додасть мотивації. Регулярний перегляд ставки на перформанс рев'ю за результатами роботи Lifelong Learning та карʼєрне зростання. Заохочуємо й підтримуємо розвиток через внутрішні тренінги, професійні ком'юніті для обміну досвідом, участь у ключових IT-івентах та компенсацію зовнішніх курсів Day off та відпустки для відновлення. На твоєму балансі - 20 днів відпустки, безлімітні лікарняні, зимові канікули та 6 святкових вихідних, які можна використати протягом року Турбота про здоровʼя. Медичне страхування, компенсація психолога та відвідування спортзалу - усе для підтримки твого ресурсу Спільноти за хобі. Біг, сквош, книжки, підтримка ментального здоров'я - об'єднуємось не лише навколо спільних цілей, а й спільних інтересів Quarks Care. Допомагаємо колегам та їхнім родичам, які мобілізувались, демобілізувались або постраждали через війну. Для ветеранів створили розширений пакет бенефітів - з фокусом на підтримку, адаптацію та зростання в команді Шлях до оферу Application ➡️ Recruitment Interview ➡️ Professional Interview ➡️ Test Task ➡️ Final Interview with C-Level ➡️ Reference Check ➡️ Job Offer Наша робота надихає, адже ми щодня об'єднуємо мільйони людей по всій планеті. Занурся в атмосферу Quarks та познайомся з майбутніми колегами в Instagram , LinkedIn і TikTok .

Your Match

How well this role fits your profile.

Company Intel

What employees say

Worked at quarks-tech? Share your experience