Sachbearbeiter*in für das Sekretariat der Amtsleitung (m/w/d)

About the role

Job trifft Lebensqualität. In Münster. Münster wächst. Immer mehr Menschen wollen hier studieren, arbeiten, wohnen, leben. Rund 320.000 Menschen sind heute hier zu Hause. Ein Wachstum, das wir mitgestalten. Als einer der größten Arbeitgeberinnen vor Ort kommt der Stadt Münster eine Schlüsselrolle zu. Unser Ziel: Münsters hohe Lebensqualität zu erhalten und zu verbessern. Wir laden Sie ein, daran mitzuarbeiten! Wir suchen für das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien zum 06.12.2026, im Rahmen einer Elternzeitvertretung voraussichtlich befristet bis zum 09.10.2027 und in Vollzeit eine\*n # Sachbearbeiter\*in für das Sekretariat der Amtsleitung (m/w/d) # Ausschreibungsnummer 11-097/26 Die Serviceleistungen der rund 900 Mitarbeiter\*innen des Amtes sind umfangreich - von der Prävention über die verlässliche Kindertagesbetreuung bis zur Chancengleichheit und Integration benachteiligter Kinder. Aufgabe ist es, Kinder und Jugendliche stark zu machen und Familien Unterstützung anzubieten. Wir bieten oder vermitteln Hilfen, Beratung und Informationen in den Bereichen Kinder- und Jugendhilfe, Soziales und Gesundheit. Dabei setzen wir unsere Energie und unser fachliches Wissen ein, um die Aufgaben und Ziele serviceorientiert für die Bürger\*innen umzusetzen. ## Ihre Aufgabenschwerpunkte - Zu Ihren Aufgaben zählen typische Sekretariatstätigkeiten, wie die Entgegennahme von Telefonaten, die Terminkoordination und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. - Ein freundlicher und serviceorientierter Empfang von Besucher\*innen wird durch Sie sichergestellt. - Sie übernehmen die Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz, überwachen den Maileingang der Leitungen, beantworten eigenverantwortlich eindeutige Anfragen und verfassen nach inhaltlicher Abstimmung Schreiben. - Darüber hinaus organisieren Sie die allgemeinen Sekretariats- und Büroabläufe, indem Sie die eingehende Post sichten und verteilen, das zentrale Behördenpostfach verwalten sowie Wiedervorlagen, Ablagen und Krank- bzw. Gesundmeldungen bearbeiten. - Für die Fachstellen der Abteilung Kinder- und Jugendarbeit/Jugendsozialarbeit führen Sie die Rechnungsstelle. Dies umfasst die Vorkontierung von Belegen, den monatlichen Abschluss der Ist-vor-Soll-Konten sowie die Beratung der Fachstellen in haushaltsrelevanten Angelegenheiten. - Ergänzt wird das Aufgabengebiet durch die Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Veranstaltungen, die Bearbeitung von Sitzungsprotokollen, die Veröffentlichung von Informationen im Intranet und Internet sowie die Bestellung und Ausgabe von Büromaterial. ## Ihr Profil - Sie besitzen vorzugsweise eine dreijährige abgeschlossene **Verwaltungsausbildung**, eine Berufsausbildung im Bereich des **Bürowesens** oder zur\*zum **Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte\*r.** - Alternativ haben Sie eine abgeschlossene dreijährige **kaufmännische Berufsausbildung**, verbunden mit einer mindestens einjährigen nachgewiesenen Berufserfahrung im Rahmen von Sekretariatstätigkeiten. - Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und besitzen darüber hinaus Grundkenntnisse der englischen Sprache, die in etwa dem B1-Niveau der GER-Skala entsprechen. ## Ihre Kompetenzen - Unter Berücksichtigung von Loyalität und Diskretion erledigen Sie anstehende Aufgaben stets sorgfältig, kompetent und eigenverantwortlich. - Sie sind ein Organisationstalent und nutzen Ihre koordinierenden Fähigkeiten für eine vorausschauende und umsichtige Planung. - Große Freude zeigen Sie im Umgang mit Menschen, sodass Sie diesen mit einem freundlichen, souveränen sowie verbindlichen Auftreten begegnen. - In der Anwendung der gängigen Microsoft Office-Produkte sind Sie versiert und besitzen die Bereitschaft, sich in weitere EDV-Programme einzuarbeiten. - Sie haben **Interesse** an der Stelle oder **Fragen** zum Aufgabengebiet? Hierfür steht Ihnen Sabine Trockel (Tel. 02 51/ 492-5100, E-Mail: Trockel(at)stadt-muenster.de) für weitere Informationen gerne zur Verfügung. ## Unser Angebot - **Transparente Bezahlung:** Tarifbeschäftigte erhalten ein Gehalt nach **Entgeltgruppe** 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD), das bedeutet in Vollzeit je nach Berufserfahrung zwischen **3.440,25** und **3.926,20** € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientierte Bezahlung (LoB). - **Corporate Benefits**: Wir bieten unseren Mitarbeiter\*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen - von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten. - **Mobilität:** Wir unterstützen unsere Mitarbeiter\*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten "JobTicket" für den ÖPNV. - **Work-Life-Balance:** Als Arbeitgeberin liegt uns die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem am Herzen, sodass wir ein flexibles Arbeitszeitmodell ohne Kernarbeitszeiten anbieten. Bei uns zu arbeiten

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