Executive Assistant, SAEC Distribution

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Job Description Titre du poste Adjoint(e) de direction, Distribution SAEC ______________________________________________________________________________ Bâtissez l'avenir avec nous Vous êtes animé(e) par le domaine administratif et souhaitez contribuer à la raison d'être d'une entreprise qui vise à ce que ses clients soient en confiance et sécurisés par rapport à leur avenir? En tant qu' Adjoint(e) de direction, Distribution SAEC , vous jouerez un rôle clé dans le soutien exécutif et administratif pour à la vice-présidence et à l'équipe de direction dans la gestion quotidienne de leurs activités. Ce poste représente une belle occasion de mettre en valeur vos compétences et d'exploiter pleinement votre potentiel au sein d'une entreprise bienveillante et fiable. Ici, l'humain et son développement sont au cœur des préoccupations, favorisant ainsi un environnement propice à la collaboration et à l'innovation. ______________________________________________________________________________ Ce que vous accomplirez avec nous En tant qu' Adjoint(e) de direction, Distribution SAEC , vous serez au cœur de notre mission. Voici les principales responsabilités : Fournir un soutien administratif direct dans la gestion quotidienne des activités ; Gérer de façon autonome les agendas, priorités changeantes, échéanciers et suivis associés aux dossiers ; Coordonner les déplacements d'affaires (réservations de voyages, hébergement, logistique) et préparer les notes de frais ; Élaborer, maintenir et tenir à jour des fichiers, bases de données et systèmes pour le traitement de renseignements confidentiels ; Gérer, assurer le suivi et coordonner le paiement des demandes de commandites, incluant la validation de la documentation, l'obtention des approbations requises et le suivi budgétaire ; Effectuer le suivi des décisions, actions, livrables et prochaines étapes découlant des rencontres, comités et instances de gouvernance ; Assurer la classification, l'organisation et la gestion documentaire de la vice-présidence ; Planifier, coordonner et préparer diverses rencontres et événements ; Assister la vice-présidence et l'équipe de gestion dans l'élaboration, le suivi et le maintien des DMS, tableaux de bord et indicateurs de performance ; Préparer les agendas, supports PowerPoint, sondages, ateliers, documents d'information et suivis en lien avec les rencontres et les événements ; Recommander et implanter des pratiques exemplaires en matière de gestion administrative et opérationnelle, incluant la révision des façons de faire ; Soutenir les communications internes de la vice-présidence (boîte courriel, messages aux équipes, invitations, sondages, communications ponctuelles) ; Participer activement à la préparation, la rédaction, la révision, la correction, la traduction (français/anglais) et la mise en page de documents de niveau exécutif ; Analyser les données provenant des systèmes (Salesforce) afin d'identifier des tendances, produire des rapports, émettre des constats et proposer des actions ; Effectuer d'autres tâches connexes. _____________________________________________________________________________ Ce qui pourrait accélérer votre succès dans ce poste Nous cherchons une personne qui : Détient un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, administration ou domaine connexe, ou toute combinaison équivalente ; Possède une expérience pertinente de 3 à 5 ans dans un rôle d'adjoint(e) de direction ou de soutien administratif de haut niveau, idéalement auprès d'une direction exécutive ; A une excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, OneNote) ainsi que des outils d'intelligence artificielle (Copilot) ; A une aisance avec les outils numériques et les médias sociaux (ex. LinkedIn) et désir apprendre et exploiter de nouvelles technologies, logiciels ou applications (ex. : Salesforce) ; Est reconnue pour sa proactivité ; Se démarque par sa capacité d'organisation et de planification ; Démontre une grande discrétion ; Est reconnue pour son sens du jugement ; Possède une maîtrise de la langue française et possède un niveau de connaissance intermédiaire de la langue anglaise puisque la personne sera amenée à collaborer à l'oral et à l'écrit auprès de divers partenaires internes et externes unilingues anglophones sur une base quotidienne ; Détient une expérience en coordination de projets transversaux ou d'événements corporatifs (un atout). ______________________________________________________________________________ Pourquoi vous aimerez travailler avec nous Un environnement de travail où l'apprentissage et le développement fusionnent avec une quête collective d'excellence ; Un environnement sain, sécuritaire, équitable et inclusif où le potentiel peut s'exprimer et se développer librement ; La possibilité de travailler dans un environnement de travail hybride, soutenu par la flexibilité et l'accès à des espaces de travail inspirants et innovant

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