Coordonnateur(trice) de studio - Studio Coordinator

Benefits

Additional Information

Le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) de studio assure la gestion efficace des opérations administratives et logistiques du studio. Il/elle soutient l'équipe de communication et la direction en veillant à la bonne organisation des activités quotidiennes du studio et la conformité des processus internes. Cette personne est la référente et le point de contact premier pour la planification d'événements majeurs internes et/ou externes. Cette personne devra cultiver des relations positives et favoriser un sentiment de communauté au sein du studio. Dans l'ensemble, le/la coordinateur(trice) du studio joue un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail accueillant et organisé, tout en facilitant l'engagement et le sentiment d'appartenance des employé(e)s. Responsabilités principales : Superviser des tâches quotidiennes effectuées par la/le réceptionniste temporaire (3 jours semaine). Assurer une présence à la réception lors des journées sans réceptionniste pour garantir un accueil professionnel et la continuité des services. Gérer le budget annuel des activités du studio et coordination des projets et initiatives (projets, événements, maintenance, etc.) en maintenant des rapports de suivi sur les diverses activités en cours Collaborer activement avec l'équipe de communication et la direction pour la diffusion des messages internes, la mise à jour des canaux et la promotion des initiatives du studio. Accueillir et accompagner les nouveaux employé.e.s : préparation des espaces de travail, remise du matériel d'arrivée (cartes d'accès, cadeau d'arrivée, carte café), visite du studio et assistance dans le déroulement de leur première journée. Répondre aux questions des employés et agir comme point de contact formel pour leurs besoins administratifs. Être responsable des activités quotidiennes du bureau : ambiance générale, approvisionnement, organisation des espaces communs (décorations). Planification, organisation et coordination de divers événements internes et externes (activités d'équipe, lancements de projets, activités sociales tel que la soirée de Noel et le BBQ d'été, évènements de formation interne et tout autre évènement qui pourrait requérir une assistance). Réservation d'espaces, achat d'équipements, fournitures et/ou repas, planification et respect des budgets, etc. Accueillir les intervenants externes pour les activités internes : conférenciers, formateurs, partenaires, écoles, et assurer leur bonne intégration lors des événements. Participer activement à la vie du studio en collaborant avec différents comités (comité social, , bien-être, diversité, etc.). Assurer la conformité et la mise en œuvre des politiques de santé et sécurité au bureau (mise à jour de la liste des secouristes, processus en cas d'urgence, maintien de l'infirmerie et matériel d'urgence). Être responsable du processus d'évacuation d'urgence : mise à jour des plans et procédures d'évacuation, formation des employés, coordination des exercices et gestion des situations réelles. Gérer les suivis de maintenance des installations et équipements : planification des interventions, suivi avec les fournisseurs, contrôle de la qualité des services. Responsable des rabais employés : point de contact premier pour les fournisseurs et partenaires, négociation de nouveau rabais employés, mise à jour et maintien de la liste des rabais employés. Agir comme point de contact entre la direction et les partenaires externes *** The studio administrative coordinator ensures the efficient management of the studio's administrative and logistical operations. He/she supports the communications team and management by ensuring the smooth running of the studio's daily activities and compliance with internal processes. This person is the primary point of contact and reference for the planning of major internal and/or external events. This person must foster positive relationships and promote a sense of community within the studio. Overall, the Studio Coordinator plays a crucial role in creating a welcoming and well-organized work environment while encouraging employee engagement and belonging. Main Responsibilities: Work closely with the communications team and management to disseminate internal messages, update channels, and promote the studio's initiatives. Supervise for the daily tasks performed by the temporary receptionist. Ensure presence at reception on days without a receptionist to maintain professional service and continuity. Welcome and onboard new employees: prepare workspaces, distribute arrival materials (access cards, welcome gift, coffee card), give studio tours, and assist with their first day. Respond to employee inquiries and act as the formal point of contact for administrative needs. Assist studio management with various projects: task coordination, timeline tracking. Manage the annual budget for studio activities and maintain tracking reports on ongoing activities: projects, events, maintenance,

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