Sales Operations Specialist (m/w/d)

About the role

Der Sales Operations Specialist spielt eine zentrale Rolle bei der Steigerung der Effizienz, Genauigkeit und Koordination unserer kaufmännischen Abläufe. Als operatives Rückgrat des Vertriebs sorgt diese Position dafür, dass alle Vertriebsprozesse - vom Vertragsmanagement über das Berichtswesen bis hin zur Kundenverwaltung - reibungslos ablaufen, sodass sich das Vertriebsteam auf Wachstum und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren kann. Der Sales Operations Specialist fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Vertrieb, Finanzabteilung und anderen Supportfunktionen und übernimmt die Verantwortung für Tools, Prozesse und Compliance-bezogene Aufgaben. Hauptaufgaben Vertriebsabläufe & Prozessoptimierung Als zentraler Ansprechpartner für kundenorientierte Teams bei allen vertriebsadministrativen und prozessbezogenen Aufgaben fungieren. Interne Arbeitsabläufe und Dokumentationsstandards pflegen und kontinuierlich verbessern. Die Koordination von Verkaufsangeboten, Ausschreibungsunterlagen und kundenorientierten Dokumenten leiten. Bei Bedarf KYC-Prüfungen mit der Compliance-Abteilung koordinieren. Vertragsmanagement Verantwortung für den gesamten Vertragslebenszyklus: Entwurf, Prüfung und Koordination der fristgerechten Umsetzung von Verkaufsverträgen. Sicherstellung, dass alle vertraglichen Verpflichtungen (Indexierung, nutzungsabhängige Gebühren, Meilensteine usw.) mithilfe geeigneter Tools nachverfolgt und erfüllt werden. Führung umfassender Aufzeichnungen über Vertragsunterlagen, einschließlich Übergabeprotokollen, Änderungen und Korrespondenz. Umsatzintegrität und Abrechnungskoordination Initiieren und Verfolgen von vertraglichen Abrechnungen an Kunden, einschließlich Indexierung, Betriebsstunden und Ad-hoc-Weiterverrechnungen. Arbeiten mit der Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Rechnungen und Gutschriften für Leasingumsätze korrekt sind und den Vertragsbedingungen entsprechen. Als primärer Ansprechpartner für alle Fragen zur Kundenabrechnung fungieren und die vollständige Übereinstimmung mit dem Leasingvertrag sowie die zeitnahe Klärung von Anfragen sicherstellen. Verantwortung für CRM und Tools Verantwortung für das CRM-System: Richtigkeit und Vollständigkeit der Kunden- und Vertragsdaten sicherstellen, Unterstützen der Einführung und Optimierung der Konfiguration. Zentrale Schnittstelle zwischen der IT-Abteilung und externen Anbietern für Tool-Verbesserungen und -Integration. Vertriebsberichterstattung und Leistungsanalyse Definition und Überwachung interner KPIs in Bezug auf die Vertriebsleistung und die Einhaltung von Prozessen. Analyse von Vertriebsdaten, um Trends zu erkennen, den Bedarf zu prognostizieren und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Erstellen und Liefern von vierteljährliche Leistungsberichten zur Überprüfung durch das Management. Vertriebsunterstützung und Zusammenarbeit Anbieten von regelmäßigen Schulungen oder Auffrischungskursen zu internen Tools, Arbeitsabläufen und Dokumentationsstandards an. Sicherstellung dass das Vertriebsteam über die aktuellsten Vorlagen, Materialien und Informationen verfügt. Schnittstelle zwischen dem Vertriebsteam und Abteilungen wie Finanzen, Recht, Compliance, Betrieb und Fuhrpark. Flüssige Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere europäische Sprachen von Vorteil (Französisch, Niederländisch). Einschlägiger Bachelor-Abschluss in Vertrieb, Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Fachgebiet. Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einem (einschlägigen) Unternehmensumfeld Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Genauigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit. Praktische Arbeitsweise, positive Einstellung. Gute Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, teamübergreifend und mit Kunden zu kommunizieren. Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu bewältigen. Affinität zum Transport- und/oder Logistiksektor ist von Vorteil. Fortgeschrittene Computerkenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, CRM-Systeme). Ein kooperatives Arbeitsumfeld in einem wachsenden Team. Die Möglichkeit, Vertriebsprozesse und das Berichtswesen mitzugestalten und zu verbessern. Einblick in dynamische Vertriebsaktivitäten und direkten Einfluss auf die Geschäftseffizienz. Der Arbeitsbeginn ist nach Vereinbarung. Der Dienstort ist Luxemburg, Dortmund oder Rotterdam, und es handelt sich um eine Vollzeitstelle.

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