Secretary Legal & EB Office

About the role

We're made for ships! Om ze te ontwerpen, te bouwen, te financieren en er gedurende hun hele levensduur voor te zorgen. Gedreven door onze kernwaarden - stewardship, craftsmanship, fellowship en entrepreneurship - ademen wij alles wat met schepen te maken heeft. Onze missie is om onze klanten te helpen de mogelijkheden die onze wateren bieden te benutten, voor de generaties die komen. Om dit doel te bereiken, hebben we mensen nodig die onze visie en gedrevenheid delen! Wij zijn op zoek naar ondersteuning voor de Corporate Legal afdeling en het EB-office van Damen Shipyards Group. De Corporate Legal afdeling, onder leiding van de Corporate Counsel, bestaat uit vier personen en is verantwoordelijk voor de vennootschappelijke huishouding van alle bedrijven van de Damengroep. Verder houdt de afdeling zich bezig met een grote diversiteit aan juridische (divisie-overstijgende) onderwerpen en adviseert het (divisie) management over uiteenlopende aspecten, zoals corporate governance, vastgoed, M&A, IP, financieringen en garanties. Het EB-office ondersteunt de Executive Board in het gestructureerd en efficiënt laten verlopen van alle bestuurlijke processen. Dit omvat onder meer het organiseren, agenderen en administreren van alle vergaderingen van de Executive Board van de Damen groep, waaronder vergaderingen met de raad van commissarissen en divisiedirecties. Het EB‑office bewaakt besluitvormingstrajecten, verzorgt documentatie en zorgt dat alle governance processen voldoen aan interne en externe vereisten. In deze functie werk je dus op het snijvlak van bestuurlijke organisatie en juridisch‑administratieve ondersteuning. Je levert een directe bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de bestuurlijke en juridische processen op strategisch niveau binnen de groep. De werkzaamheden zijn deels administratief, deels juridisch van aard. We zoeken een betrouwbare collega die energie krijgt van procesoptimalisatie, nauwkeurigheid en samenwerking. Key accountabilities Ondersteunen van het EB-office; Organiseren en coördineren van (EB-)vergaderingen, Voorbereiden van vergaderstukken; Bewaken van actiepunten; Notuleren van vergaderingen. Dagelijkse ondersteuning van het Corporate Legal team, waaronder: Corporate housekeeping (opstellen van besluitvorming, nakijken van documentatie van de notaris, verzorgen van handtekeningen, verwerken van mutaties in organogrammen en systemen); Beheer van de juridische IT-omgeving (Sharepoint, Legisway, etc.); Verzorgen van correspondentie en documenten. Denk hierbij aan het opstellen van brieven, mededelingen e.d., zowel in de Nederlandse als Engelse taal; Verrichten van diverse assisterende werkzaamheden, zowel algemeen als juridisch inhoudelijk; Overige secretariële taken (agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, boeken van reizen, facturen afhandelen, etc.)

Requirements

• Afgeronde secretariële opleiding of ervaring (MBO+ werk- en denkniveau);
• Ten minste 32 uur, maar bij voorkeur fulltime beschikbaar (40 uur)
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Integer, betrouwbaar en gewend om met vertrouwelijke informatie te werken;
• Een nuchtere teamplayer die zich prettig voelt in een hectische omgeving;
• Sterk georganiseerd, accuraat en stressbestendig;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Bewezen beheersing van Microsoft Office en Sharepoint.

Benefits

Additional Information

We offer you an Ocean of Possibilities . Join our family.

Your Match

How well this role fits your profile.

Company Intel

What employees say

Worked at damen? Share your experience