Backoffice Assistant (m/w/d) 3.500-4.500 EUR p.M

About the role

### Your mission Für unser neues Büro der AFE in Mönchengladbach suchen wir eine engagierte und zuverlässige Backoffice Assistant (m/w/d). Die Position umfasst administrative, organisatorische sowie unterstützende Aufgaben in den Bereichen Personalwesen und Finanzen. Gesucht wird eine deutsch- und englischsprachige Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet und aktiv zum Aufbau eines effizienten und professionellen Bürostandorts beiträgt. ### Ihre Aufgaben - Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams - Verwaltung und Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache - Unterstützung bei Personalthemen, einschließlich Recruiting, Onboarding und Personaladministration - Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, wie Rechnungsprüfung, Belegverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie externen Dienstleistern - Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Firmenveranstaltungen - Verwaltung und Ablage von Verträgen, Dokumenten und Unternehmensunterlagen - Kommunikation mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern - Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben - Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung interner Büroprozesse For our new AFE office in Mönchengladbach, we are looking for a committed and reliable Backoffice Assistant (m/w/d). The position includes administrative, organizational, and supporting tasks in the areas of human resources and finance. We are seeking a German- and English-speaking individual who works independently and actively contributes to the establishment of an efficient and professional office location. Ihre Aufgaben - General office organization and administrative support for the team - Management and processing of correspondence in German and English - Support for personnel issues, including recruitment, onboarding, and personnel administration - Support with financial and accounting tasks, such as invoice verification, document management, and collaboration with tax advisors and external service providers - Organization of business trips, meetings, and corporate events - Management and storage of contracts, documents, and company records - Communication with authorities, business partners, and service providers - Supporting the management in administrative and organizational tasks - Contribution to the establishment and further development of internal office processes ### Your profile ### Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Personalwesen oder Finanz-/Buchhaltungsbereich - Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Kenntnisse der chinesischen Sprache (Mandarin) sind wünschenswert; Bewerberinnen und Bewerber mit Deutsch-, Englisch- und Chinesischkenntnissen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt - Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise - Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationsfähigkeit - Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit - Erfahrung im Umgang mit HR- oder Buchhaltungsprozessen ist von Vorteil Ihr Profil - Completed commercial training or comparable qualification - Professional experience in back office, office management, human resources, or finance/accounting - Very good knowledge of German and English, both written and spoken - Knowledge of the Chinese language (Mandarin) is desirable; female and male applicants with knowledge of German, English, and Chinese will be given preference among those with equal qualifications. - Safe handling of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Structured, meticulous, and self-responsible work style - High reliability, discretion, and organizational ability - Strong communication and teamwork skills - Experience in dealing with HR or accounting processes is advantageous ### Why us? Wir bieten - Mitarbeit beim Aufbau eines neuen internationalen Bürostandorts - Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten - Internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen - Attraktive Vergütung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung - Unbefristetes Arbeitsverhältnis nach erfolgreicher Probezeit - Moderne Arbeitsumgebung im neuen AFE-Büro in Mönchengladbach - 30 Tage bezahlter Jahresurlaub - Gesetzliche Sozialleistungen gemäß deutschem Arbeitsrecht - Vergütung - Bruttomonatsgehalt: 3.500 € - 4.500 € Die konkrete Vergütung richtet sich nach Berufserfahrung, Qualifikation sowie den individuellen Fähigkeiten der Bewerberin bzw. des Bewerbers Wir bieten - Contribution to the establishment of a new international office location - Responsible and varied work with development opportunities - International working environment with short decision-making processes - Attractive compensation based on qualification and professional

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