Chargé d'accueil intercommunal - Gestionnaire administratif (H/F)

About the role

CONDITIONS D'ACCÈS - Formation Bac pro Métiers de l'accueil et bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (souhaité) ou plusieurs expériences réussies sur un poste similaire - Connaissance de l'environnement territorial, le fonctionnement, les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques CONDITIONS D'EXERCICE - Travail au siège administratif des 3 EPCI, à SEISSAN (32260)Disponibilité et adaptabilité requise - Salaire : selon la grille de la fonction publique territoriale + RIFSEEP, participation de l'employeur à la prévoyance et à la mutuelle santé + CNAS et Amicale du personnel AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS - Poste placé sous la responsabilité hiérarchique : o Pour les SM3V et SIAEP Auch sud (20h/hebdo), du Directeur du SM3V et du SIAEP; o Pour la CC Val de Gers (15h/hebdo) du Directeur Général des Services de la Communauté de Communes et du CIAS Val de Gers - Contact direct et permanent avec le public - Relations fréquentes avec l'ensemble des services et avec les autres agents administratifs - Relations avec d'autres collectivités et organismes - Relations avec les élus MISSIONS Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation du public - Accueillir le public, physiquement et téléphoniquement - Recevoir, filtrer et orienter les usagers vers les personnes et services compétents - Favoriser l'expression des demandes et reformuler si besoin - Assurer une prise de messages précise et en assurer le suivi - Adapter son intervention aux différents publics et aux différentes situations - Conseiller les usagers et agents sur les procédures - Réguler l'entrée et l'attente des usagers, surveiller les accès et faire respecter les règles liées à un lieu public Gestion, diffusion et affichage d'informations - Afficher des informations ou des documents au sein des services ou sur les panneaux dédiés - Diffuser des informations auprès de listes de diffusion - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ou du service - Saisir des documents d'information ou de communication Secrétariat, gestion du courrier et reprographie - Gérer la réception et la distribution du courrier et des mails - Gérer le départ des courriers (publipostage, mise sous pli, enregistrements, copies, envoi dans les délais.) - Saisir des documents administratifs et des courriers - Assurer la reprographie de documents Appui dans l'organisation - Gérer l'organisation matérielle de réunions et réceptions (convocations, réservations des salles et matériels, élaboration et suivi des listes de présences, rappels, boissons, contact fournisseurs...), - Gérer des stocks de fournitures de bureau, des outils de reprographie (stocks fongibles, appel maintenance.) - Gérer des plannings de réservation de salles ou matériels - Prendre connaissance du planning des responsables et personnels, et des réunions organisées - Renseigner des tableaux de suivi des activités Gestion administrative et comptable Assurer l'organisation, la tenue et la mise à jour de dossiers administratifs (physiques et informatiques) - Traiter et suivre des dossiers administratifs, instruire des dossiers spécifiques - Gérer et actualiser des bases d'informations, veiller à la qualité des informations et à leur mise à jour - Vérifier la validité des informations traitées, assurer un contrôle des pièces et documents traités, - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion - Réaliser des opérations comptables simples (facturation, enregistrement dépenses et recettes.) - Préparer des dossiers pour les instances, les administrations, les partenaires - Rechercher et traiter des informations relatives à l'activité du service, de la collectivité, , etc.

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