Operations & Finance Assistant

About the role

# **Operations & Finance Assistant** ## Key Responsibilities - Unterstützung im Sales-Order-Prozess und im Forderungsmanagement (AR) - Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung (AP) und Durchführung von Lieferantenzahlungen - Unterstützung in der Buchhaltung sowie bei der Bankabstimmung - Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung ## **Aufgaben ** ### Sales Support & Forderungsmanagement - Erfassung, Verwaltung und Pflege von Verkaufsaufträgen - Koordination von Lieferungen und Nachverfolgung bei Kunden - Überwachung und Klärung offener Forderungen - Unterstützung beim Monatsabschluss und Reporting im AR-Bereich - Erstellung der monatlichen Intrastat-Meldungen Einkauf & Verbindlichkeiten - Buchung von Eingangsrechnungen - Zuordnung von Nebenkosten (z. B. Fracht, Zölle und sonstige Bezugskosten) - Durchführung von Lieferantenzahlungen und Klärung offener Verbindlichkeiten - Unterstützung beim Monatsabschluss im AP-Bereich - Buchung von Finanzbelegen einschließlich Reise- und Spesenabrechnungen (T&E) ### Allgemeine Büroorganisation - Bestellung und Koordination von Bürobedarf - Unterstützung des täglichen Bürobetriebs ## Bevorzugte Qualifikationen - Erfahrung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central (oder Navision) von Vorteil - Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil - Beruflicher Hintergrund in Betriebswirtschaft, Finanzen oder internationalem Handel von Vorteil ---------------------------------------------------------------------- (English) ## Key Responsibilities - Sales order processing and AR support - AP processing and vendor payment clearing - Bookkeeping and bank reconciliation - General office administration support ## Tasks ### Sales Support & Account Receivables - Enter, manage, and maintain sales orders - Coordinate deliveries and follow up with customers - Monitor and Clear AR Balances - Support month-end AR closing and reporting - Intrastat reporting (Monthly) ### Purchase & Accounts Payable - Post purchase invoices - Allocate item charges (e.g. freight, duties, and other landed costs) - Apply vendor payments and clear AP balances - Perform month-end AP clearing - Post financial invoices, including travel & expenses (T&E) claims. ### General Office Support - Office supplies ordering and coordination - Day-to-day office operational support ## Preferred Qualifications - Experience with Microsoft Dynamics 365 Business Central is a plus - English communication skills preferred - Professional background in Business, Finance, or International Trade preferred

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