Executive Assistant (m/w/d)

About the role

Als Executive Assistant arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft. Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt - hin zu 60+ Mitarbeitenden - vorzubereiten und weiterzuentwickeln. Du übernimmst die eigenverantwortliche Vorbereitung der Buchhaltung (Lexoffice, DATEV) und bist die zentrale, zuverlässige Schnittstelle zum Steuerberater Du behältst den Überblick über unsere Zahlungsströme, stellst fristgerechte Rechnungszahlungen sicher und sorgst dafür, dass keine Frist verpasst wird Du verwaltest nicht nur den Status Quo, sondern gestaltest und optimierst aktiv unsere internen Prozesse und Strukturen, hast ein Auge für Automatisierungen und hilfst uns, interne Abläufe noch smarter aufzusetzen Du leitest eigenständig kleinere operative Projekte, treibst diese voran und recherchierst, analysierst und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf Du arbeitest auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zusammen und hilfst aktiv dabei, strategische Geschäftsvorgänge vorausschauend zu planen, zu steuern und im Blick zu behalten Du strukturierst unser Dokumentenmanagement, verwaltest die digitale Post sowie den Versand und die Verwaltung von Verträgen für Mandanten und Mitarbeitende Du taktest die Vor- und Nachbereitung von Meetings, das Kalendermanagement der Gründer sowie die Organisation von Reisen und Events Du bist die professionelle Stimme und das Gesicht nach außen, fängst schriftliche sowie telefonische Anfragen souverän ab und kanalisierst sie effizient Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung Persönlich überzeugst du durch Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen Freue dich auf einen modernen Arbeitsplatz direkt in Charlottenburg - inklusive Dachterrasse für die Mittagspause oder den After-Work-Drink. Für Snacks und Getränke ist bei uns immer gesorgt Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Homeoffice Der Zusammenhalt ist uns wichtig - diesen fördern wir durch regelmäßige gemeinsame Lunches, Dinner sowie Teamevents Bei uns triffst du auf kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation über alle Bereiche hinweg Als wachsendes Unternehmen bieten wir dir ein spannendes Umfeld, in dem du dich aktiv einbringen und dich innerhalb deiner Rolle weiterentwickeln kannst Individuelle Benefits: Neben einer fairen Bezahlung entscheidest du selbst, welches Extra dich am besten unterstützt: Ob Mobilitätsbudget, monatliches Shopping-Guthaben oder ein Essenszuschuss. Zusätzlich profitierst du von exklusiven Rabatten über unser Corporate-Benefits-Portal

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