Executive Assistant (m/w/d)

About the role

Du bist die zentrale Ansprechperson für den COO in allen organisatorischen und administrativen Belangen und unterstützt nachmittags sowie in Vertretung auch den CEO. Du planst und organisierst Meetings, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von Meetings. Du übernimmst die Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Einhalten der Travel Policy sowie Rahmenverträgen. Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen wie Tagungen oder Firmenfeiern. Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Du erstellst Management-Präsentationen und bereitest Datenanalysen für Entscheidungsgrundlagen auf. Du erledigst Sonderaufträge und wirkst aktiv in Projekten mit. Du pflegst Kontakte zu Kunden und Kooperationspartnern und repräsentierst das Unternehmen professionell. Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie die Organisation von Meetingräumen, Büromaterial und den Empfang von Gästen. Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und bei allgemeinen administrativen Aufgaben, inklusive Dokumentenverwaltung und Abstimmung mit anderen Standorten. Du hast eine fundierte kaufmännische Ausbildung mit einem guten Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Managementassistenz mit. Du bist in der Lage, Termine, Meetings und Reisen effizient zu planen und Prioritäten sicher zu setzen. Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere MS Outlook und PowerPoint kannst du sicher anwenden. Du kommunizierst professionell - schriftlich und mündlich - auf Deutsch und Englisch, idealerweise auch in weiteren Sprachen. Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und hältst dabei stets die Compliance-Richtlinien ein. Unsere attraktiven Benefits: Modernes, zentral gelegenes Büro: Nur 5 Gehminuten von der Haltestelle Bahrenfeld entfernt - bequeme Anreise garantiert! Offene Unternehmenskultur: Tauche ein in ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Vielfalt gefördert werden. Kollegiale Arbeitsatmosphäre: Genieße eine Arbeitsatmosphäre, die von Zusammenarbeit und Hands-on-Mentalität geprägt ist. Hybrides Arbeitsmodell: Flexibilität - Kombiniere Arbeit vor Ort und im Home Office. 30 Tage Urlaub: Mehr Zeit für Erholung und Freizeit. Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie einen halben Tag an deinem Geburtstag. Attraktives Vergütungspaket: Wir honorieren deine Leistung angemessen. Pluxee-Gutscheine: Für unbeschwerte Verpflegung während der Arbeit. HVV-Abo- oder Tiefgaragenstellplatz-Zuschuss: Unterstützung für Deine bequeme Anreise. JobRad: Nutze die Möglichkeit, nach der Probezeit ein JobRad zu leasen. Betriebliche Altersvorsorge: Mit großzügigem 25% Arbeitgeber-Zuschuss bis zu 75 €.

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