Projektassistenz Produktion (m/w/d)

About the role

Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams! Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren - sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events. Projektorganisation & Koordination Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen Pflege von Projekt- und Ablaufplänen Terminplanung und Koordination Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben Kommunikation & Schnittstellenmanagement Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung Protokollführung bei Meetings Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten Administrative Aufgaben Einholung und Vergleich von Angeboten Rechnungsprüfung und Ablage Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse Operative Unterstützung bei Veranstaltungen Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination Kontrolle von Checklisten und Gewerken Nachbereitung & Dokumentation Sammlung und Aufbereitung von Feedback Dokumentation von Abläufen und Projekten Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen Erstellung von Reportings Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld - Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner-Gruppe.