Coordinateur(s) ou coordinatrice(s) d’événements

Requirements

• Profil idéal
• Formation
• Études supérieures, sanctionnées de préférence par un diplôme universitaire, dans le domaine de la gestion, de la gestion de projets, ou de l'événementiel.
• Expérience professionnelle
• Au moins cinq ans d'expérience avérée de l'organisation d'événements de grande ampleur et complexes et/ou d'événements à haut niveau, dans le secteur public et/ou privé, avec une connaissance approfondie des événements en présentiel et des événements en ligne.
• Expérience avérée de la coordination de fournisseurs et de la logistique globale lors d'événements à haut niveau.
• Excellente aptitude à communiquer et à interagir avec différents types de publics et à entretenir des contacts avec les parties prenantes.
• Une expérience avérée et une formation en matière de protocole seraient un avantage.
• Une expérience professionnelle acquise dans un environnement multiculturel et diplomatique constituerait un avantage.
• Une expérience de la gestion d'un espace de conférence serait un atout.
• Outils
• Excellente connaissance de la suite Microsof

Benefits

Additional Information

Responsabilités principales Salles de conférences Contribuer à l'utilisation optimale des salles de conférences de l'AIE en tenant compte de tous les besoins liés aux événements qu'elle organise. Établir un programme annuel provisoire de conférences et participer aux activités de planification et de coordination, en collaboration avec les équipes. Organiser des visites et des présentations des salles et services de conférence de l'AIE à l'intention de personnes susceptibles d'organiser des événements. Nouer des contacts étroits avec les secrétariats des comités, les délégations et les organisateurs d'événements, afin de bien cerner leurs besoins en matière de réunions, de les conseiller sur les modalités possibles, leur fournir tous les renseignements nécessaires et leur proposer des améliorations le cas échéant. En liaison avec le Chef de CBS et l'équipe chargée de la gestion des installations, veiller à la bonne application des normes d'hygiène et de sécurité aux services de conférences. En cas d'incendie ou d'autre crise majeure, faire office d'agent de sécurité incendie et aider à l'évacuation des membres des délégations présents dans les salles de conférences. Coordination d'événements Être en mesure de décliner des instructions générales en vision, objectifs, activités, tâches et résultats, d'atteindre ou de dépasser les objectifs fixés, et de dispenser des conseils sur tous les aspects des événements. Coordonner les événements organisés par l'AIE ou par des tiers en mettant en œuvre des outils efficaces de gestion de projet et en appliquant les meilleures pratiques permettant d'obtenir les résultats attendus en temps voulu. Établir des budgets prévisionnels et les scénarios de mise en œuvre nécessaires pour organiser chaque événement de manière à atteindre les objectifs et à utiliser les ressources dans une optique d'efficience maximale. Faire régulièrement des points sur l'état d'avancement des projets, communiquer avec les équipes internes, les clients, les prestataires externes, les parties prenantes, les membres des délégations et/ou l'équipe de direction, le cas échéant. Coordonner l'ensemble des aspects logistiques et administratifs des événements. Faire en permanence le lien avec les autres services de soutien et avec les fournisseurs externes, le cas échéant, afin de répondre rapidement aux demandes et d'assurer des services de qualité. Se tenir informé(e) des meilleures pratiques et des nouvelles technologies et innovations liées à l'organisation d'événements (par exemple, plateforme d'événements, formats spéciaux, scène et production), se familiariser avec ces pratiques et proposer des améliorations pour les services et procédures opérationnelles en place. Gestion des contrats et achats Participer aux processus d'achat relatifs aux événements, en étroite collaboration avec le Groupe central des achats de l'OCDE. Préparer des cahiers des charges, réaliser des analyses d'appels d'offres et préparer des contrats et des demandes d'achat en tant que de besoin. Coordonner les contrats-cadres (restauration, plantes, réception, etc.) et les autres sous‑traitants, et veiller notamment au bon fonctionnement du Café de l'AIE, assurer le contrôle‑qualité et mettre en place des techniques de gestion des performances pour suivre et démontrer le respect des niveaux de service convenus. Participer au processus de facturation des événements et s'assurer que les factures sont émises et réglées dans les délais. Autres tâches : Dispenser des conseils et des formations internes aux assistants et assistantes sur les différents aspects des événements, les outils et les systèmes de gestion des événements de l'OCDE, en fonction des besoins. Passer en revue et mettre à jour régulièrement le contenu du site SharePoint de CBS consacré aux conférences. Prêter son concours à d'autres activités de l'Unité et assurer, le cas échéant, le remplacement des collègues en leur absence.

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