Kaufmännische:r Mitarbeiter:in (all genders) - Interne Services

About the role

In dieser Position unterstützen Sie die internen Abläufe ganzheitlich und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Sie agieren als organisatorische Schnittstelle und stellen sicher, dass zentrale Prozesse effizient, strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden - von administrativen Themen über kaufmännische Abläufe bis hin zu Sonderprojekten. Operative Organisation & interne Abläufe Koordination zentraler interner Prozesse sowie erste Ansprechperson für organisatorische Fragestellungen Organisation und Begleitung von Onboardings, inklusive IT‑Zugängen und externer Dienstleister Schnittstellenfunktion zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern Strukturierte Dokumenten‑, Vertrags‑ und Ablageorganisation Reise‑, Termin‑ & Prozesskoordination Planung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen Termin‑ und Kalenderkoordination für Geschäftsführung und Teams Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien Kaufmännische Unterstützung & Finance‑Anbindung Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie Vorbereitung der Unterlagen für DATEV Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen Kassenführung, Postbearbeitung und strukturiertes Belegmanagement Fuhrpark, Events & Sonderaufgaben Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inklusive Versicherungen und Dokumentation Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Koordination, Abrechnung) Mitarbeit in bereichsübergreifenden Sonderprojekten, z. B. mit HR‑ oder IT‑Bezug Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erste Berufserfahrung in einer operativen, koordinierenden oder kaufmännischen Funktion Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit gutem Prioritätenmanagement Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrung mit DATEV und Reisekostenabrechnung Hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Ausgeprägtes digitales Mindset sowie Offenheit für moderne Tools und Prozesse (z. B. KI‑gestützte Workflows) Führerschein der Klasse B Beratungskultur mit Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Ideen‑Kultur geben dir die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten Zentrale Lage in Düsseldorf: Unser modernes Büro befindet sich in Top‑Lage - inklusive großzügiger Dachterrasse für Austausch, Pausen und frische Gedanken Leistungsorientiertes Bonusmodell: Engagement und gute Ergebnisse lohnen sich bei uns - transparent, fair und nachvollziehbar Starker Teamzusammenhalt: Regelmäßige Team‑ und Firmenevents stärken unseren Zusammenhalt und sorgen für gemeinsame Erlebnisse abseits des Beratungsalltag Modernes Arbeiten: Du wählst dein bevorzugtes Hardware‑Setup (Apple oder Microsoft) - selbstverständlich auch zur privaten Nutzung Urban Sports Club & EGYM Wellpass: Profitiere von deutschlandweiten Sport‑, Fitness‑ und Wellnessangeboten Nachhaltige Mobilität: Wir bezuschussen dein Deutschlandticket Gesundheit im Fokus: Über unsere betriebliche Krankenkasse erhältst du Zugang zu erweiterten Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen Absicherung für die Zukunft: Wir unterstützen dich bei Bedarf mit einer betrieblicher Altersvorsorge und einer Berufsunfähigkeitsversicherung