Executive Assistant & Business Management Specialist (m/w/d)

About the role

In dieser vielseitigen Rolle arbeitest du eng mit unserem CEO sowie dem Management-Team zusammen und sorgst dafür, dass Themen strukturiert, effizient und verlässlich umgesetzt werden. Du kombinierst Executive Support mit organisatorischem und operativem Business Management und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Proaktives Kalender-, Termin- und Reisemanagement für unseren CEO sowie organisatorische Unterstützung unserer Geschäftsleitung - gesamt unterstützt du rund 9 Personen, dein Fokus liegt aber auf der Betreuung unseres CEOs Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Präsentationen und (internationalen) Meetings Schnittstelle zwischen Management, internen Teams und externen Partnern sowie erste Anlaufstelle für Abstimmungen mit dem Management-Team Verantwortung für organisatorische Abläufe (uA Büromaterialien, Verwaltung Büroinfrastruktur, Post Service) in unserem Office in Wien Mitarbeit bei der Organisation von externen Events in Koordination mit unserem Business Development, Sales und Marketing-Team Planung und Umsetzung von Team-Events, Workations und internen Veranstaltungen Unterstützung in der internen Kommunikation sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitender Mehrjährige Erfahrung im Executive Assistance-, Operations- oder Business-Management-Umfeld Erfahrung im Reise-, Event- und Office-Management Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise Hohe Stressresistenz und Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen Kommunikationsstärke sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge eigenverantwortlich umzusetzen Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (idealerweise 3 Tage / Woche im Office) Ein dynamisches, internationales Team mit Startup-Spirit und flachen Hierarchien Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum Team-Events, Workations und eine offene Unternehmenskultur Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt ab EUR 49.000 vorgesehen. Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht selbstverständlich Bereitschaft zur Überzahlung.

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