Supply Chain Assistant

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The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future. APERÇU DU POSTE L'Assistant(e) Supply Chain soutient les opérations de la chaîne d'approvisionnement afin d'assurer un approvisionnement, une logistique et une gestion des stocks efficaces. Ce rôle est essentiel pour faciliter la livraison en temps opportun de l'aide humanitaire et des ressources vers les zones affectées. Il/elle travaille en étroite collaboration avec différents départements afin de coordonner les activités de la chaîne d'approvisionnement, maintenir des dossiers précis et garantir le respect des politiques et procédures de l'organisation. RESPONSABILITÉS CLÉS Procurement (Approvisionnement): Assister à l'approvisionnement des biens et services conformément aux SOP et protocoles de l'IRC. Préparer et traiter les bons de commande (PO) et garantir une documentation précise et en temps opportun. Assurer la liaison avec les fournisseurs afin de garantir la livraison dans les délais et résoudre les écarts. Réaliser des études de marché pour identifier des fournisseurs potentiels et obtenir des devis. Contribuer à l'évaluation des performances des fournisseurs et maintenir une base de données des fournisseurs approuvés. Veiller à ce que les activités d'approvisionnement soient conformes aux exigences des bailleurs et aux normes organisationnelles. Coordonner avec le département finance afin de garantir le paiement des factures dans les délais. 2. Logistique: Coordonner le transport et la distribution des fournitures afin de garantir des livraisons dans les délais. Suivre l'état des expéditions et fournir des mises à jour régulières au Coordinateur Supply Chain. Assurer une documentation correcte de toutes les activités logistiques. Contribuer à l'élaboration de plans logistiques pour soutenir la mise en œuvre des projets. Superviser les activités de chargement et déchargement afin d'assurer une manipulation appropriée des biens. Travailler avec les transporteurs afin de négocier des conditions et des tarifs avantageux. Gérer les défis logistiques et proposer des solutions pour améliorer l'efficacité. 3. Gestion des stocks: Maintenir des registres d'inventaire précis et effectuer des contrôles réguliers. Assister à la gestion des opérations d'entrepôt en assurant un stockage et une manipulation appropriés. Préparer et soumettre les rapports d'inventaire selon les besoins. Surveiller les niveaux de stock afin d'éviter les ruptures ou les surplus. Mettre en œuvre et suivre l'utilisation des systèmes de gestion des stocks. Effectuer des inventaires physiques périodiques et réconcilier les écarts. Veiller à ce que toutes les pratiques d'inventaire respectent les normes de sécurité et réglementaires. 4. Conformité et reporting: Veiller à ce que toutes les activités supply chain respectent les politiques organisationnelles et les exigences des bailleurs. Travailler avec le personnel procurement pour maintenir des dossiers et rapports complets sur les activités. Assister aux audits et garantir la disponibilité de la documentation. Contribuer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard. Participer à la préparation de rapports et présentations. Garantir l'intégrité et la confidentialité des données. Suivre les indicateurs de performance (KPI) des fournisseurs. 5. Coordination et communication: Travailler étroitement avec les équipes programmes pour comprendre leurs besoins et fournir un soutien opportun. Coordonner avec la finance, l'administration et les autres départements. Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes, y compris les fournisseurs et le personnel de terrain. Participer aux réunions de coordination et fournir des mises à jour. Maintenir des relations de travail solides avec les partenaires internes et externes. Faciliter des sessions de formation sur les procédures supply chain. Répondre aux demandes d'information en temps opportun. Relations de travail clés Relevant de : Coordinateur Supply Chain Supervision directe : Aucune Autres contacts internes et externes Interne Externe Exigences Formation Licence en Supply Chain, Logistique, Administration ou domaine connexe. Certifications supplémentaires : un atout. Expérience Minimum 1 à 2 ans en supply chain, logistique ou procurement, idéalem