Chef de bureau - Office Manager

Benefits

Additional Information

English Version Follows Sous la supervision de la Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique au Canada, le ou la Chef de bureau veille au bon fonctionnement de notre plus grand bureau chez Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. et joue un rôle central pour garantir des opérations fluides, efficaces et professionnelles. Dans ce rôle, vous serez chargé-e de gérer les procédures du bureau et d'apporter un soutien complet aux avocat-e-s et au personnel. De plus, vous serez responsable de la gestion des installations et des services de bureau, en veillant à ce que le bureau soit sécuritaire, bien entretenu, pleinement opérationnel et propice à la productivité. Votre engagement envers nos valeurs fondamentales, ainsi que votre capacité à maintenir un environnement de travail organisé, réactif et accueillant, contribueront de manière significative au succès et à l'efficacité globale de notre cabinet. Il s'agit d'un poste de gestion non admissible aux heures supplémentaires. Ce rôle nécessite une présence au bureau 5 jours par semaine. Une grande partie de ce rôle ne pourrait être exécutée sans une maîtrise de l'anglais de niveau minimalement intermédiaire, tant à l'écrit qu'à l'oral. En effet, la personne ti-tulaire du poste devra interagir et collaborer régulièrement avec des équipes internes ailleurs au Canada et aux États-Unis, ainsi qu'avec certains clients et fournisseurs en Amérique du Nord. Dans le cadre des activités quotidiennes, le ou la Chef du bureau de Montréal sera également appelé-e à répondre à diverses demandes émanant de clients internes ou externes provenant de différents sites de notre cabinet mondial. Vos responsabilités Superviser les activités quotidiennes du bureau et servir de point de référence en ce qui concerne les demandes de renseignements générales relatives aux locaux de Montréal. Gérer les relations avec le propriétaire de l'immeuble et s'occuper de diverses demandes liées aux locaux, telles que les réparations, le nettoyage, l'accès, etc. Agir à titre d'agent de liaison auprès des fournisseurs du bureau. Superviser et collaborer directement avec la réceptionniste et, en l'absence de celle-ci, répondre à la ligne principale du bureau, accueillir et assister les visiteurs. Superviser l'accueil des visiteurs. Commander et gérer les fournitures de bureau et d'accueil ainsi que le mobilier. Commander et gérer les fournitures de cuisine. S'occuper de l'aménagement de l'espace de bureau, de la disposition des places assises ainsi que de l'attribution des bureaux fermés et d'autres postes de travail. Veiller au respect des procédures de sécurité, de santé et d'urgence et superviser la logistique liée aux exercices d'évacuation de l'édifice. Participer à la mise en œuvre du Plan de continuité des activités et faire partie de l'équipe d'intervention d'urgence. Préparer les budgets annuels du bureau en collaboration avec la Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique. Assurer l'entretien des imprimantes, photocopieurs et machines à affranchir. Communiquer les mises à jour concernant le bureau et d'autres informations pertinentes, le cas échéant. Travailler avec les équipes des TI et des RH pour assurer l'accueil et l'intégration des nouveaux-elles employé-e-s. Collaborer avec des équipes interservices, qu'il s'agisse des T.I., de l'administration, de la formation et développement, ou d'autres équipes, selon les besoins, et ce afin de faciliter le déploiement de divers projets au sein du cabinet. Participer à la planification et à la coordination des travaux de réaménagement du bureau. Tenir à jour la bibliothèque physique au bureau de Montréal. Fournir de l'aide en ce qui concerne l'inscription, les listes de membres et le suivi afin de s'assurer que les factures liées aux diverses associations et assurances de responsabilité professionnelle, notamment le Barreau du Québec, l'Association du Barreau canadien, la Société des plaideurs, Lawpro, le Barreau de l'Ontario, sont soumises au service de la comptabilité. Jouer un rôle actif dans l'organisation des événements sociaux du bureau, notamment les fêtes thématiques et de fin d'année, les dîners d'équipe, les rencontres estivales, etc. Gérer le rendement individuel des ressources sous sa responsabilité, notamment en tenant des rencontres de suivi régulières et des conversations de carrière. Assurer une intégration en douceur pour les nouvelles recrues et soutenir la gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique, afin d'assurer la connaissance et la compréhension des politiques, procédures et informations propres aux ressources humaines et aux clients. Agir à titre de guide pour permettre aux membres de l'équipe de s'épanouir selon les normes les plus élevées. Trouver des formations appropriées qui favoriseraient une bonne intégration et le développement personnel des membres de l'effectif, en fonction des rétroactions, des activités de gestion du rendement et de l'évaluation continue des besoins en matière de formatio

Your Match

How well this role fits your profile.

Company Intel

What employees say

Worked at clydeco? Share your experience